Bedste system til ejendomsadministration?

Jeg er administrator i den bestyrelse i den ejendom, hvor jeg bor. Vores bestyrelse er kompetent og velfungerende. De tager sig af ejendommens anliggender og kontrollerer ejendommens fællesudgifter, sørger for forsikringer er up to date, tager sig af det overordnede vedrørende vedligeholdelse og rengøring og tager stilling til nødvendige fornyelser og forbedringer.

Derudover har vi selvfølgelig afholdelse af generalforsamlinger, førelse af protokol etc.

Mit arbejde som administrator er overordnet at administrere og kontrollere det arbejde, bestyrelsen fastlægger. Jeg står for at betale foreningens udgifter, udregne bidrag fra beboerne, føre regnskab og lægge budgetter. I det hele taget at styre økonomien. Derudover er der selvfølgelig referater fra bestyrelsen.

Vi er fire i bestyrelsen foruden formanden. Og en valgt suppleant.

Som du kan se, er mine opgaver temmelig omfattende, og det tager meget af min tid. Jeg har derfor snakket med nogle administrator ”kollegaer”, hvordan de griber det an. Flere af dem har gode erfaringer med at ordne disse opgaver i et ejendomssystem, hvor meget af dette, kan håndteres lettere. Det kunne være herligt, hvis det også kunne integreres med mit økonomisystem. Alene det at kunne holde styr på, om huslejerne er betalt, udskrive opkrævninger, administrere huslejeforhøjelser og så videre kunne være fantastisk at have i et ejendomssystem. Og kunne en registrering af en betaling af en husleje samtidig blive bogført i finansdelen, er meget tid jo sparet.

Vi har også nogle lejere , der ikke betaler til tiden, og det kunne være godt, hvis man kunne sætte systemet op til automatisk at sende rykkere til dem og også pålægge restancegebyrer.

Ved at lægge et dokumentarkiv online med referater, notifikationer og relevante dokumenter kan vi også strømline kommunikationen til beboerne og spare printudgifter og tid med at uddele pairer, men blot henvise til vores arkiv online.

For at holde omkostningerne nede kunne det være herligt, hvis man kunne tilkøbe moduler eventuelt i takt med, at opgaverne vokser.

Kan du som administrator anbefale et system, der kan løfte dette eller størstedelen af dette? Og svaret er soleklart: Det danske system Arcomus, som løfter stort set det hele!